Der MailRobot liest ein Postfach, erkennt an frei definierten Regeln den passenden Vorgang, hängt die Mail als Notiz an — oder legt automatisch ein neues Ticket an. Für Microsoft 365 (Exchange Online) und Exchange vor Ort.
Eingehende E-Mails landen im Sammelpostfach und müssen von Hand einem Ticket zugeordnet oder als neuer Vorgang erfasst werden. Das kostet Zeit, ist eintönig und bei Andrang bleibt etwas liegen. Antworten zu bestehenden Fällen werden übersehen, weil niemand die Betreffzeile abgleicht.
Der MailRobot übernimmt das: Er prüft jede Mail gegen deine Regeln (Betreff, Text, Absender — exakt oder per Muster), hängt sie beim Treffer an den richtigen Vorgang und legt sonst automatisch ein neues Ticket an. Optional füllt er Felder und startet einen Workflow. Ein Testmodus zeigt vorab, was passieren würde — ganz ohne etwas zu verändern.
Bis zu fünf Regeln nach Betreff, Text oder Absender — als exakter Text oder flexibles Muster.
Gefundene Mails werden als Journaleintrag an den passenden Vorgang gehängt.
Kein Treffer? Der MailRobot erstellt automatisch einen neuen Vorgang.
Werte aus Absender, Betreff oder Text automatisch in Ticketfelder übernehmen.
Nach der Verarbeitung einen Matrix42-Workflow starten und Werte als Argumente übergeben.
Funktioniert mit Exchange Online (Microsoft 365) und Exchange vor Ort (EWS).
Vorab sehen, was passieren würde — erstellt, aktualisiert, übersprungen — ohne etwas zu ändern.
Jeder Lauf mitgeschrieben: angelegt, aktualisiert, übersprungen, Fehler. Automatisch oder auf Knopfdruck.
Der MailRobot nutzt eine Exchange-Serviceverbindung in Matrix42 — die Zugangsdaten bleiben zentral und sicher verwahrt. Ein eingebauter Verbindungstest prüft vorab, ob Anmeldung und Postfachzugriff funktionieren. So steht die Anbindung in Minuten, ohne Passwörter in Regeln zu verstreuen.
Das ist keine Bilderstrecke: unten läuft die unveränderte Mail Robot-Oberfläche mit Testdaten — ohne Matrix42-Anbindung. Konten, Regel-Karten und die gefahrlose DryRun-Vorschau — mit simulierten Beispiel-Mails. Änderungen wirken nur lokal in deinem Browser.
Die Extension kostet Preis auf Anfrage im Jahr — meist weniger als die Beratungstage, die allein die Ersteinrichtung dieser Funktion von Hand kosten würde. Zum Preis ↓
Ein fester Jahrespreis pro Produktivumgebung — unabhängig von der Unternehmensgröße. Test-, Dev- und Staging-Umgebungen sind inklusive; alle Updates und E-Mail-Support enthalten.